信息化时代打造的模式

　　ETO企业的电子采购

　　——以太原重机为例

　　对于ETO定单设计型企业(Engineer to Order)，如重型机械制造等单件小批量生产企业来说，其特点是从项目前期跟踪、赢得订单、图纸设计、物料采购、加工装配直到产品交付，产品的供应周期等于甚至大于最终用户的需求周期，而且其产品成本中60%左右是原材料成本。如何在成本、时间、质量的约束下适时适量地保证物料的供应可行性与采购提前期，已成为ETO企业采购管理的重中之重。

　　ETO企业传统的人力作业采购方式已不能满足现代企业运营及采购规模的需要，在信息技术的推动下，ETO企业逐渐发现电子采购带给企业的优势：可以充分挖掘市场中的供应商，应用新技术以贴近真实市场行情的价格及时采购，保证供应。通过对成本、质量、库存、资金占用等的控制，实现低成本运营，将采购开支直接转化为利润，为采购环节创造价值，形成企业的采购竞争优势。在信息化管理的模式下，ETO企业的采购方式与采购作业的重点也正在向电子采购的方向发展。

　　一、太原重机采购招标业务流程分析

　　太原重机2008年的产值达到103亿元，采购额高达45亿元左右，物品涉及原材料、机电设备、零部件、工程建设、办公用品等多达25000多种，每年平均产生5000多宗采购订单，每日最低平均订单也达到了10多个，平均每天采购中心都要开8个标，整个采购部门的人员200多人疲于事务性的工作，单靠人工方式完成这些订单，能不出大错就已是万幸，更不敢说从采购中要效益。太原重机的采购业务流程如图1所示。

　　整个采购计划来自各生产运营部门及分厂，经过审核后下到采购中心，采购中心作为一个单独的职能部门，负责整个企业的巨额采购任务。公司规定5万元以下的材料采用询比价法进行采购，5万元以上材料、设备、工程项目等都需要进行招投标，评标程序在现有人工方式上尽量采用简单采购模式，在满足商务及技术指标的基础上，最低价中标。由于复杂的手工审批和采购过程所导致的过长的采购和订货周期，削弱了企业的竞争优势。采购环节的质量控制和技术管理工作重复进行，管理费用居高不下，因此引进电子采购方式已势在必行。

　　二、电子采购的系统架构

　　电子采购最早兴起于美国，它的最初形式是一对一的电子数据交换系统(EDI)，是电子商务B2B模式的一种具体应用，但它不仅是一种解决采购问题的技术手段，还涉及到供应商的参与、发展和管理。它是利用计算机、多媒体和网络等现代信息技术，通过电子采购软件、拍卖、市场交易等方式，使采购方通过网络，寻找管理合格的供应商和产品，随时了解市场行情和库存情况，在线采购所需的物品，并对采购订单和采购物品进行在途管理和库存管理，实现采购的自动统计分析的过程，也称为网上采购。

　　电子采购包括四种方式：目录式采购、询比价采购、网上招标采购、反向拍卖采购，企业可以根据采购内容的需要选择不同的方式。其分类如图2所示。

　　目录式采购是指供应商通过自助式目录管理，将自己的产品及价格上传到电子采购平台，采购方通过目录自动搜索技术，搜索到一个统一的目录，快速查找对比产品或服务，认可供应商价格后直接创建目录订单进入审批阶段，审批完成之后，供应商接到订单送货，流程如图3所示。在太原重机的应用中，对于间接采购物资与服务，如办公用品、购买的间接服务支出等，都通过这种采购方式进行，系统预先建立所需物品和服务供应商的资料与物品明细，各部门定期集中信息到采购部门，采购部门挑选合适的物品，填写订单后，订单自动进入审批流程，审批通过，供应商即可收到订单，安排发货。

　　询比价采购是指由采购商向供应商分发电子询价表，邀请供应商报价;采购方根据供应商的报价单，与供应商进行多轮谈判。如果有供应商报价基本达到预期标准，采购方确定供应商后发送订单，签订采购合同，完成采购活动，流程如图4所示。在太原重机的应用中，采购审批除了业务员询价外、还应参考供应商库中的价格、专业网站的价格信息、国际市场的价格信息、以及历史价格、价格走势分析等信息，超过市场价格系统会有自动警醒功能。询比价系统的辅助决策功能即是在最合适的时间为采购人员提供需要的信息，辅助采购决策。

　　网上招标采购是指采购方根据采购需求，创建招标业务。录入技术及商务要素、设置招标需求说明，通过电子采购平台提交给供应商，供应商直接登陆平台回应投标。系统自行监控投标活动，投标结束后，开标之时系统根据报价对供应商进行排序，评标专家综合报价及其他条件推荐供应商，采购方选择中标供应商，流程如图5所示。在太原重机的应用中，招标方式主要分为两种，一次报价及二次报价，供应商在指定开标时间前将电子标书提交到数据库中，开标时统一唱标，专家现场评议，选择中标单位。

　　反向拍卖采购又称竞价采购，是由采购招标和网上竞价两部分有机结合在一起的采购方式。其采购流程为：采购商发布标准的竞价项目、定义竞价规则，包括产品的名称、品牌、规格型号、数量、交货期以及最高限价等信息;通过资格审核的供应商可以在竞价开始前设定自己在本次竞价项目中的竞价策略参数。在指定的时间进入竞价大厅，正式竞价开始后，供应商可以根据自行定制的降价规则，在有限的时间内通过网络平台进行实时竞价，竞价过程中可以实时的查看到自己的排名;竞价结束时的报价为各个供应商的最终报价，流程如图6所示。在太原重机的应用中，采购方评审专家不能看到供应商的竞价过程，评审专家在竞价期间负责审议投标的商务文件及技术文件，根据最终报价及排名，并结合该供应商的供应实力给予综合考评，推荐供应商，从而使采购方选出最具竞争力的供应商作为自己的合作伙伴，通常报价最低者会获得最终的成交机会。

　　三、ETO企业电子采购体系的应用策略

　　目前，国内大多数ETO型企业为国有大型企业，如重型机械制造业和船舶制造业等，这类企业的产品特点是技术含量高、批量小、品种少、研制生产周期长;采购特点为采购占用资金大、采购的技术性强、采购品种繁多但批量小、主要元器件依赖进口等。作为大型的企业集团，这类企业的采购物料多达上万种，涉及供应商几千家，所以此类企业应建立一个完整的基于买方模式的电子采购系统，以该系统为平台，对整个采购业务流程，包括采购信息的收集整理、审批汇总、网上招投标、电子竞价等进行具体操作，从而使供应链中的物流、资金流、价值流、信息流更为顺畅。

　　1.对采购物资进行集中分类管理，选择合适的电子采购方式

　　ETO企业需要采购的物资有几万种，因此，有必要考虑一种方法，将全部物资合理分类，对不同物资采取适合的采购方式。目前企业在对物资的采购管理中，通常采用 ABC 分类法对物资进行分类，但ABC分类法的侧重点只是在采购金额这一个方面，忽视了其他重要的标准，无法反映物资对企业利润的贡献程度、企业生产需求的紧迫性等情况，也无法反映该物资在供应市场上的易得程度。例如，某一物资价值并不高，按 ABC 分类法只能属于 C 类物资，但是在市场上属于短缺物资，采购周期相对较长，则应该将其放在较重要的地位，如重型机械制造业采购的某些电子元器件;而另一物资价值很高，企业的需要量也很大，但在市场上很容易得到，采购周期也很短，如重型机械制造业采购的某些原材料等，其在企业的物资采购管理中就应该被放在较次要的地位，可以采取较简单的采购管理方式，以节省成本。因此ETO企业实行电子采购时，物资分类要以适合电子采购的方式为依据。根据电子采购方式的分类，现对物资采购作简单分类，以期起到借鉴作用。

　　招标采购适宜于比较重大的项目采购，或者影响比较深远的项目采购中，它牵涉面广、费时间、费精力、成本高，严格按照招标流程进行。因此并不是所有的物资都要用招标采购的方法。以太原重机为例，招标采购的项目大多为以下情况：(1)采购金额在5万元以上的物资采购。(2)电控系统、润滑、液压、密封、轴承等依赖进口的配套元器件的采购等。(3)开发新的供应商，寻找比较大的物资采购供应商等等。对于小批量物资采购，一般较少采用招标采购，因为这样做成本太高，或者不能及时满足企业的物资需求。另外对于一般没有上网条件的供应商的产品如白灰、水泥等也不适合网上招标采购。

　　询比价采购则适用于：采购金额在5万元以下物资采购，包括：(1)批量采购，即小额物资的集中采购,适用条件为：在招标限额以下的单一物资，个别单位购买的数量不大，但企业各单位经常需要，或者单一物资价格不高但数量较大，如辅助生产物资钢丝绳、润滑油、钳工工具等。(2)直接生产物资的小额采购，如单价不高、数量不大的零散物资的采购等等。

　　反向拍卖采购适用于那些采购数量大、采购环节不复杂、标准化产品、价格因素为主导和可以接受新供应商的产品，如通用件、标准件、紧固件、个性化成套设备等。不适用于卖方市场产品、基建项目、需要技术陈述的产品等。

　　目录采购方式适用于间接物料采购(MRO)，如办公用品、生产设备的零部件等，其特点是单位数量小、种类多、单位价值低、采购频率高、使用对象涵盖整个企业的各个部门、供应商多、采购总量很大，采购的固定成本相对很高。

　　2.引入纯竞争机制，进行电子采购

　　在进行电子采购的过程中，无论采用何种方式，都要引入纯竞争机制，营造一种竞争的氛围。这里有几点需要强调：作为企业采购管理者来说，首先明确中标结果不能偏离市场行情，此市场行情来自信息采集部门;当市场价格存在波动的情况下，要充分发挥企业采购历史数据的作用。这样能更好的发挥电子采购系统的集成效应，又能减少采购漏洞的发生。其次，不能突破采购方的目标成本，进入全球化经济时代，ETO企业也逐渐向效益型企业发展，因此其目标成本管理的实施在采购环节要得到保障。最后，在招标采购中引入竞争机制，在满足要求的情况下，低价中标。