软件、采购谁管谁

　　管理软件的应用，实现了对物资采购计划管理、供货商管理、价格管理、进出核算等管理的有效监控，进一步堵塞了管理漏洞。

　　及时准确地为企业采购管理提供信息，以便对市场变化和企业需求做出迅速反应和正确的决策，应用计算机网络技术和利用网络资源整合企业采购管理，是企业提升采购管理水平的有效途经与必然选择。

　　为进一步强化采购管理，经过多方比较与选型, 开磷集团最终选择以我国著名管理软件供应商金蝶公司的K3软件为基础, 构建采购管理信息化系统。

　　信息系统的实施步骤

　　1.建立管理制度，开展系统培训

　　结合实际建立健全K3系统运行管理制度，明确管理流程，落实管理职责，从制度上保证K3系统管理软件的正常运行和采购信息及时传递，以提高K3采购管理系统的运转效率。

　　开展系统培训，重点是进行系统操作员培训和管理人员培训，确保系统操作员和管理人员掌握和熟悉K3系统管理软件的功能，同时配置专职的计算机管理人员，对网络设施及硬件设备进行专业维护，保证网络畅通，服务器运行正常。

　　2.明确企业内部管理责任

　　综合管理部门负责物料基础资料设置(含数据初始化和物料新增设置)、物料代码管理、单据编码管理及K3系统物料单据业务流程监控与考核，并根据管理需要对《采购申请单》进行二次审核。

　　供应仓储部门负责组织采购申请单、出库领料单和仓库调拨单的录入和初审工作，同时按仓储管理的要求，定期进行K3系统库存调整和库存盘点工作。

　　物资采购部门负责组织采购订单、外购入库单、入库验收单及供货商供货信息的录入和初、复审工作以及新增物资的市场询价与物料代码的拟定工作。

　　财务部门负责组织外购入库单、出库领料单的二次审核和采购发票的录入与审核工作，并负责K3系统进出库核算及库存盈、亏调整工作。

　　3.确定物料代码编制方法和管理程序

　　物料代码以简洁数字或符号代表同一品种规格的物资，便于物料的管理、跟踪与查询。企业物料代码采用分级式阿拉伯数字编码法，即按物资类别、主要属性、品种项目、规格型号等分级顺序依次进行编码，一般情况下物料代码采用五级分级编码。在开磷的系统实施中，物料代码采用了如下的管理程序：

　　物料代码初始化工作以企业内部编制的《企业价目编码表》为基础进行分类整理和分级编码，编码成果采用计算机Excel电子表格进行记载，并通过K3系统基础资料引入，引出模块进行物料代码初始化工作。

　　物料新品种，由物资采购部门在当期《企业价目编码表》的基础上，提出新增代码建议。同时，物资采购部门及时提供拟定代码、物资类别、物资名称、规格型号、计量单位和市场价格等必要项目的物料代码。

　　综合管理部门依据当期物资采购部门提出的新增代码要求，进行逐一审核，并审核无误后通过系统设置子系统和物料操作平台进行新增代码的录入。

　　对正常月度采购计划的新增物资品种，在代码新增录入生效后由物资采购部门组织采购。

　　因工艺变更、技术进步或参数录入失误而产生的淘汰或报废物料代码，由综合管理部门通过K3系统禁用物料管理功能实现物料代码禁用。

　　物资采购和供应仓储部门按照“一物一码”的原则组织新增物资品种的采购、仓储和供应。

　　综合管理部门是K3系统物料代码管理权限部门，专业部门未经授权不能修改物料代码及其基础参数。

　　4.落实业务单据管理

　　单据编号一般采用五级码进行设置，每级为两位数。它们依次是：一级码为年号，二级码为月份，三级码为单位，四级码为部门，五级码为单据顺序号。

　　单据管理主要是对采购申请单、入库验收单、出库领料单等原始凭证进行管理，同时对单据按其不同的业务内容和权属进行管理。

　　单据管理程流如下：

　　采购申请单由供应仓储部门根据库存情况，以物资采购计划为基础，通过K3系统采购管理模块进行采购申请单的手工录入工作。采购申请单实行两级审核制度。一级审核由供应仓储部门负责进行审核，二级审核由管理部门根据物资管理的需要进行审核。

　　采购订单是物资采购部门以采购申请单为基础，按“比质比价比信誉”的要求，在采购业务发生之前，通过K3采购管理系统平台对进货物资采购价格、到货日期和供货单位等采购作业信息进行记载和传递。同时采购订单严格实行集中定点采购，即由物资采购部门筛选优势供货商，并由优势供货商依据订货清单组织供货。

　　入库验收单是物资采购部门以采购订单为基础，以入库质量验收为前提，在采购业务完成之后，通过K3采购管理系统平台对入库物资进货时间、供货单位、品种规格、进货数量、入库仓库和采购价格等入库信息进行记载和传递。

　　出库领料单是供应仓储部门按照企业内部物资使用计划，依据出库领料凭证，在出库业务完成之后，通过K3仓存管理系统平台对出库物资的出库时间、出库仓库、领用部门、领用数量和材料成本等信息进行记载与传递，并是存货核算和材料核算的重要依据。出库领料单实行两级审核制度。一级审核由供应仓储部门负责人进行审核，二级审核由企业财务部门专业人员进行审核。

　　采购发票是财务部门以采购合同、采购订单和入库验收单为基础，按照供货单位提供的发票，在采购业务完成之后，通过采购管理系统平台对采购物资供货单位、供货数量、供货价格、供货金额、进项税额和运杂费用等信息进行记载和传递，并是采购成本核算和对外付款结算的重要依据。采购发票实行两级审核制度，实行当月采购的物资和发票当月到位入帐。

　　5.坚持检查与考核

　　企业综合管理部门根据企业K3系统运行管理制度，坚持定期对K3系统采购管理运行情况和运行效果进行监督检查考核;企业监督部门对K3系统运行管理中出现的违规行为，按相关制度进行查处;采购管理软件使用部门定期对本部门K3系统运行情况进行检查。

　　采购管理信息化成效

　　1.变革了采购管理的思路和手段，改变了采购信息传递方式和渠道，使企业采购管理信息能更加快捷传递，领导决策能更加优化，从而提高企业管理效益，提升采购管理水平。

　　2.按物资编码录入相关数据，直接生成了凭证和自动生存相关报表，确保了数据的准确性，企业实现了物料管理与成本核算的高度统一，减少了重复劳动，提高了工作效率。

　　3.实行计算机网络化管理，实现了对物资采购计划管理、供货商管理、价格管理、进出核算等管理的有效监控，进一步堵塞了管理漏洞。

　　4.充分发挥企业内部计算机网络的作用，使企业采购管理做到了资源和信息共享，企业成千上万的物资品种采购和库存情况，通过信息系统能随时掌握，促进了企业采购管理基础工作的加强和企业采购人员业务综合素质的的提高。