■ 联强国际集团总裁兼执行长 杜书伍

　　当一个部门的工作量增加，所有成员都忙不过来时，部门主管的直接想法自然是增加更多人手。然而，部门在“增胖”之前，应该先“瘦身”——检查部门内的作业流程是否存在更加精简的空间。

　　任何一个部门的运作，永远可以找到可瘦身之处。一个部门经年累月下来，随着业务的扩张，在既有作业流程上的工作流量也跟着增加，一般主管直觉反应便是增加人手，分担工作量。

　　然而，许多看似不同的作业方法之间，必定可以找到重复之处，而产生可供精简的空间。譬如，有些作业流程原本就没有必要，设计之初只是为了解决某些“临时”问题，执行之后却无法在短时间内加以检视，因而一直留存下来，这会造成工作能量的浪费。

　　平时运作中，每个成员均忙碌于眼前的工作，不见得有时间审视各项运作内容。因此，当主管感受到工作量大增，整个部门忙成一团，且非暂时性的现象时，应当首先思考的，并非是否增加人手，而是运作方式是否有必要改善。审视重点应放在去除不必要的流程，以及不同的做法之间是否可以充分整合。

　　当然，由于“瘦身”需要一段时间，而工作负荷已经太过沉重，通过瘦身来精简作业已缓不济急，此时，增胖与瘦身可同时进行。但主管必须明白，此时增加的人力是在瘦身前的状态下，而瘦身之后可能产生人力过剩的情形。如果业务量持续增加，则此时人力过剩属于暂时性，可以接受;但如果造成长期人力过剩，主管就不该有多少编制就聘用多少人员。