远距离交流

　　在今天的工作中，通过电话或书写方式进行远距离信息交流已经成为一项重要的工作技能。事实上，大多数的现代人如果离开了电话、手机、电子邮件或者传真设备，就会觉得手足无措。与此同时，很多人却忽视了培养书写公函的能力。当然，若无特殊需要，便捷轻松的电子邮件通常是我们首选的交流方式。在这里，我并不想给大家上一堂如何写信或者如何打电话的课程，只是想提出一个小建议，帮助大家在电话交谈中更好地表现个性以及如何避免写作过程中的一些误区。

　　电话的使用

　　与其他任何形式的人际交流一样，你在接听电话时给对方留下的第一印象是至关重要的。如果你能够正确得体地接听电话，就可以激发对方积极的回应，这对你个人和公司的信誉都有好处。

　　为公司接听电话

　　如果你是公司的接线员，那么你平时的工作主要就是为公司接听电话，并转接到相应的部门。在这种情形下，你就是公司留给别人的第一印象。对于每一位电话接听员而言，最大的挑战就是如何热情而高效地将电话转接到合适的部门。万一分机上的那人正好走开，却忘记打开电话录音机或自动应答机，也没有托付旁人为他接听电话——在这种情形下，你还应该尽量让打来电话的人能够平心静气地稍作等待。

　　越是在这样尴尬麻烦的时候，你就越应该保持欢快而热情的嗓音来接听电话。这一点非常重要，如果你只是轻描淡写地说上一句，“现在那里没人接电话。”打电话的人不仅会觉得受到了怠慢，甚至还会感觉恼怒。因此，无论面对怎样的压力和困难，一位电话接听员应当始终保持镇静而又积极的态度。切记，任何一点点不耐烦的感觉都会立即被对方察觉到，当然也很有可能对公司造成一些负面的影响。

　　在有些情况下，你要特别注意自己接听电话的方式和态度。例如，你正在埋头工作，突然电话铃响起，你是否会生硬地一把抓起电话，可能还带着怒气冲冲的语气﹖也许你以为这样并没有什么不妥，但是事实上，这样会让对方感觉自己不受欢迎。那有什么解决的办法呢﹖如果你正忙于工作，又不愿被打扰，可以打开自动应答机或者电话录音机，也可以请某一位同事代为接听电话，等到你有时间的时候再去接听电话。

　　电话也会传达身体语言吗﹖没错，哪怕是你站着或者坐着的姿势都会影响到你的声音。如果你懒洋洋地趴在桌子上接听电话，自然就无法正常地呼吸，而你的声音听起来就会显得兴意阑珊、了无兴趣。如果你坐直身体，声音立刻会变得充满活力、精神振奋。

　　如果在接听电话时你正好在处理一项棘手的事务，或者你当时的感觉不太舒适——紧张不安或者怒火中烧——你的声音听起来就会显得不耐烦或者不友善。这个时候你更不应该坐着，而应该站起身来，深深地换一口气或者在房间里缓缓地踱步，这些方法都可以让你尽快控制自己的情绪，更为有效地与对方进行电话交流。