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企业会计电算化下的问题和办法

企业报道  2014-01-20 06:09:38 阅读:

  自20世纪90年代以来,随着信息技术和计算机网络的迅速发展,我国会计电算化也由简单的数值计算演变为全面数值核算,由单机环境发展到网络环境,人工智能技术也开始融入会计管理信息系统。但随着电算化会计系统环境下的内部控制以新的形式出现,导致会计系统的内部控制面临新的问题。

  首先,授权、批准控制是一种常见的、基础的内部控制,在手工会计系统中,对于一项经济业务的每个环节都要经过某些具有相应权限人员的签章,并留有纸质文本,但在电算化会计信息系统中,不法人员就可能利用技术手段或系统漏洞来获得某种权力或运行特定程序进行业务处理,实施非法行为,引起访问授权、交易执行失控而造成损失。特别是随着计算机网络的大规模应用,在网络环境下,网络系统、主机系统和应用系统本身固有的缺陷和漏洞以及企业在计算机信息安全管理上可能存在的不足,增加了对会计信息系统访问授权和交易执行的管理难度,加深了内部控制的复杂程度。

  其次,内部控制的程序化使得内部控制具有一定的依赖性并增加了差错反复发生的可能性。电算化系统中内部控制具有人工控制与程序控制相结合的特点,电算化系统许多应用程序中包含了内部控制功能,这些程序化内部控制的有效性取决于相关的网络环境、系统软件及应用程序等,如果有一部分发生差错或不起作用,由于人们的依赖性以及程序运行的重复性,可能使得失效的内部控制长期不被发现,从而使系统很有可能发生特定错误或引发违规行为。加之电算化会计信息系统中会计信息存储的电磁化,会计信息以电磁信号的形式存储在磁性介质中,很容易被删除或篡改而不会留下痕迹;而计算机存储介质、网络环境、硬件系统的脆弱性,有可能对会计信息造成灾难性后果。所以会计信息也存在丢失或毁坏的风险。

  网络技术无疑是目前IT发展的方向,电算化会计信息系统也不可避免受到其影响,特别是Internet在财务软件中的应用对电算化会计信息系统的影响将是革命性的。目前财务软件的网络功能主要包括:远程报账、远程报表、远程审计、网上支付、网上催账、网上报税、网上采购、网上销售、网上银行等,实现这些功能就必须有相应的控制和管理机制,如果说企业内部网络和相关对象在一定条件下是可控的,那么,企业之外的Internet和对象是不可控的,如何对传输数据进行加密、对不可控的对象实现身份认证,到目前为止,世界上还没有彻底而完善的解决方法。

  长期实践证明,科学、健全的会计电算化内部控制制度应该由组织控制、 操作控制、数据输出控制、 硬件与软件系统的开发与维护控制、计算机信息安全和网络安全的控制所组成。

  从目前看,会计电算化下内部控制存在兼容性差、系统内部衔接性差、数据保密性差、安全性差、实用性不强、开发者与使用者存在矛盾、用户本身存在的问题、计算机信息安全意识严重缺乏等问题。

  对此,我们只能不断完善措施和对策以保证内部控制顺利完成。

  1、企业必须重视对内部控制制度管理人员的选用。内部控制制度设计得再完善,若没有称职的人员来执行,也不能发挥作用。企业的用人政策直接影响着企业能否吸收有较高能力的人员来执行内部控制制度。要杜绝账户设置不合理、记录不真实的情况,必须要充分发挥会计控制制度的职能作用,必须重视对内部控制制度管理人员的选用和培训,目前,高校培养的电算化专业人才大多只停留在熟悉会计业务、会使用会计系统软件的层次上,远远不能满足企业对内部控制方面人才的需求。

  2、企业必须发挥内部审计机构和国家审计机关的作用。内部审计机构是强化内部控制制度的一项基本措施,内部审计工作的职责不仅包括审核会计账目,还包括稽察、评价内部控制制度是否完善和企业内各组织机构执行指定职能的效率,并向企业最高管理部门提出报告,从而保证企业的内部控制制度更加完善严密。

  发挥国家审计机关的权威性和监督作用。定期或不定期的对企业内部控制制度进行评价,以杜绝企业管理部门负责人滥用职权所造成的内部控制制度形同虚设的情况。

  3、建立和评价内部控制制度的有关规定。该规定的主要内容应包括:(1)既要防错防弊,又能促进经营管理;(2)既要事前预防又要能在事中或事后及时发现工作漏洞。要在认真总结、科学分析的基础上,设计手续安全、业务分工合理的制约方法,但切忌过于繁琐。

  4、加强计算机信息安全管理。加强计算机信息安全管理要从最高管理层抓起,提高每个人员的计算机安全防范意识,制订严格细致的计算机相关规章制度,对硬件设备定期观察、维护,制订切实可行的数据备份方案。

  总而言之,在上述措施基础上,不断地完善内部控制制度,在执行过程中根据新出现的问题再作及时修正。

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